Comment gérer des flux dans des conventions de formation?

La question de la gestion des flux est récurrente dans l'organisation d'une convention, de nombreux problèmes logistiques ou d'organisation se posent qui risquant d'empiéter sur la pédagogie si l'on n'y prend pas garde :

- ne va t-on pas perdre du temps dans des déplacements, ou lors de pause?

- que se passe t-il si un rapporteur d'atelier ou le dirigeant prend trop de temps?

- le déroulement prévu se réalisera t-il conformément au plan?

- que faire si la météo s'en mêle?

Voici quelques éléments de retour d'expérience :

Pour la gestion des pauses

- utiliser des panneaux fin de la pause et les faire circuler dans l'assemblée pour marquer le passage à une nouvelle séquence

- utiliser le son d'une cloche, ou envoyer le jingle d'une sono pour marquer la fin

- donner des consignes de retrait du café et des viennoiseries aux serveurs pour éliminer les points de fixation

Pour la gestion des déplacements

- utiliser de serres files préalablement informés sur leur rôle

- intégrer des rituels ou des règles pour favoriser les déplacements : par exemple "les déplacements se font en silence"

- vérifier la qualité du fléchage et de la signalétique

- donner à chacun un plan des lieux, des accès, escaliers, ascenseurs

Pour la gestion des temps en salle

- afficher les thèmes et les horaires des ateliers sur les portes

- donner des consignes strictes aux animateurs

- intégrer des rôles de gestionnaire de temps

- anticiper toutes les questions de matériel pédagogique

Pour la gestion des espaces et temps collectifs

- rédiger son plan de circulation pour tenir compte des stands où lieu remarquable qui agrège où ralentissent les groupes

- disposer d'une borne d'accueil bien visible et d'une équipe parfaitement informée

- organiser une bagagerie ou un espace avec une équipe bien dimensionnés

- remise d'un chrono de la convention à tous les acteurs et animateurs

Dans tous les cas l'organisateur expérimenté compte sur un facteur constant, l'inertie d'une foule. Il garde de la marge de manoeuvre pour estimer les durées des différents temps de la convention. Pour anticiper les risques météo, des espaces couverts sont toujours prévus en nombre suffisant en cas d'activité d'extérieur.