Le tableau de répartition des tâches

Qu'est-ce que c'est?
Il s'agit d'établir pour une équipe l'ensemble des tâches à maîtriser chaque poste de travail, la liste des tâches qui doivent être exécutées en situation normale d'activité.

 De quelle façon cet outil peut-il aider?

• repérer les zones de recoupement :  "qui sait quoi",
• organiser la polyvalence au sein de l'équipe,
• organiser des doublons ou des remplacements,
• faciliter l'organisation des absences

Comment fonctionne cet outil?

Le tableau de répartition des tâches peut être utilisé de plusieurs façons :

-          chronostructure de l'équipe : combien de temps les membres additionnés de l'équipe consacre  à chaque tâche ? L'énergie disponible est-elle orientée vers le cœur de mission de l'équipe?

-          Tableau de polyvalence. Quel est le niveau de maîtrise des tâches et ou sont les faiblesses à combler?

Chronostructure sur une semaine

Equipier Tâche	Pierre	Paul	Jean	Total
Commercial	16 h	8 h	9 h	33  h
Administratif	16 H	32 h		48 h
Production	9 h		34 h	43 h
Total	41 h	40 h	43 h

Tableau de polyvalence

Equipier Tâche	Pierre	Paul	Jean	Total
Commercial	3	2	1	6
Administratif	2		3	5
Production	1	2	1	4
Total	6	4	5

3 = expert, 2 = sait faire, 1 peut dépanner

Quelles sont les ressources nécessaires?
Un tableau à double entrée d'un côté les membres de l'équipe, de l'autre toutes les tâches exécutées par l'équipe. Le croisement des deux données peut s'exprimer soit par le temps consacré par l'équipier, soit  en fonction d'un niveau de maîtrise.
 

Quel élément de management est renforcé?
La capacité d'organisation, la reconnaissance des compétences de chacun au sein de l'équipe. L'outil donne des indications pour alimenter la réflexion sur les évolutions salariales, la formation, l'organisation des congés, le développement de la polyvalence. 

Liens avec les compétences du manager

• Sens de l’organisation
• La planification

"Les catastrophes mêmes que fait naître la grande industrie

imposera la nécessité de reconnaître le travail varié et, par conséquent,

le plus  grand développement possible des aptitudes du travailleur

comme une loi de la production moderne"

Karl Marx , Le Capital

Allez plus loin : Management et communication : 100 exercices