Les budgets

Publié par CRISTOL DENIS sur 27 Novembre 2010, 15:39pm

Catégories : #Boite à outils du manager

Qu'est-ce que c'est?
Il s'agit d'utiliser le budget de l'équipe comme outil de mobilisation par objectif.

La participation au budget permet d'expliquer à l'équipe, les comptes et résultats dont l'équipe est collectivement responsable

De quelle façon cet outil peut-il aider?

· Expliquer une action corrective à mener sur une ligne de charge

· Justifier des décisions et plan d'action

· Donner des informations en retours sur la performance collective

· Améliorer les relations avec les services de gestion

· Construire une mobilisation autour d'objectifs partagés

· Donner du sens par rapport aux objectifs individuels

Comment fonctionne cet outil?

Le budget est un outil de management très efficace de management par objectif.

*Etapes clés*	*Comportements attendus de l'équipe*	*Comportements attendus du manager*
Elaboration de la trame budgétaire	Analyse du passé et compréhension des facteurs de succès ou d'échec Définition du futur, choix d'un défi Appropriation des objectifs	Construire avec l'équipe un budget réaliste et motivant en terme de Chiffre d'affaire et d'engagement de moyens (charges)
Négociation des objectifs individuels pour atteindre un objectif collectif	Implication personnelle Représentation du travail à réaliser au sein de l'équipe pour atteindre un résultat Analyse des moyens à mettre en œuvre	Négocier avec chacun un objectif de progression en tenant compte des envies, des compétences d'une part et des contraintes de l'environnement et de la politique de l'entreprise, d'autre part
Négociation du manager avec la direction de l'entreprise	Reconnaissance et écoute des besoins et des contraintes spécifiques de l'équipe	Assurer l'interface entre les souhaits d'une Direction et une déclinaison individuelle d'objectifs et de demande de moyens
Répartition de l'effort	Mobilisation 1) des cadres sur des indicateurs construits de type marge, 2) des autres membres de l'équipe sur des indicateurs plus simples de type suivi d'un type de charges 3) de l'ensemble sur un indicateur partagé et global de type Chiffre d'affaire	Construire une dynamique budgétaire en responsabilisant individuellement les membres de l'équipe et collectivement Répartir équitablement la charge du travail et des responsabilités en fonction des compétences et du rôle de chacun
Suivi mensuel du budget	Implication sur le suivi et la mise à jour d'un ensemble d'indicateurs	Informer en continu la marche de l'équipe et l'atteinte des résultats
Processus de révision budgétaire	Ajustement à la réalité en cas de difficulté et prise de conscience d'actions correctives à mener Valorisation de l'équipe en cas de dépassement des objectifs	Négocier les modifications nécessaires Rendre compte des dérives Reconnaître les réalisations
Clôture du budget	Retours d'expérience, sensation de progresser	Organiser une analyse critique

Un budget peut permettre la mobilisation d'une équipe à condition que l'équipe soit associée à la vie et l'évolution du budget. Tous les membres d'une équipe n'ayant pas forcément des notions de gestion, le manager doit donner en permanence des explications sur les chiffres, valoriser les bons résultats obtenus et expliquer les mauvais résultats. Il donne la direction à suivre pour rectifier la tendance. Le budget se maille avec le processus d'entretien annuel d'évaluation. L'un va de pair avec l'autre. Le budget est l'expression quantitative du travail de l'équipe. L'entretien annuel est l'expression individuelle et qualitative de l'action.

Pour être mobilisateur l'objectif exprimé dans le budget doit être accessible. Il est donc préférable de se fixer un objectif plus modeste et de la dépasser, plutôt que d'échouer sur un objectif ambitieux. Dépasser un objectif provoque un sentiment de succès et crée une bonne dynamique dans une équipe.

Quelles sont les ressources nécessaires?
Un travail de concert avec un service de gestion est indispensable, le manager doit détenir en amont de l'élaboration de la trame budgétaire, la vision politique de l'entreprise, afin de ne pas négocier sur de mauvaises bases.

Un timing bien mené entre budget et entretien annuel d'évaluation

Des outils de construction du budget : feuille d'investissement, analyse détaillée de chiffre d'affaire, éléments prévisionnels sur l'évolution de charges en quantité et en qualité, clé de répartition pour des charges communes, effectif fixé pour l'année à venir.

Tableau de scénarios pour élaborer les hypothèses.

Quel élément de management est renforcé?
Analyse de situation, et management par objectif.

Liens avec les compétences du manager